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Des adjoints de direction exceptionnels permettent aux PDG de prospérer en temps de crise

https://chiefexecutive.net/ "width =" 696 "height =" 443 "srcset =" https://chiefexecutive.net/wp-content/uploads/2020/05/AdobeStock_136203229-1-1024x652.jpg 1024w, https : //chiefexecutive.net/wp-content/uploads/2020/05/AdobeStock_136203229-1-300x191.jpg 300w, https://chiefexecutive.net/wp-content/uploads/2020/05/AdobeStock_136203229-1-200x127. jpg 200w, https://chiefexecutive.net/wp-content/uploads/2020/05/AdobeStock_136203229-1-768x489.jpg 768w, https://chiefexecutive.net/wp-content/uploads/2020/05/AdobeStock_136203229- 1-696x443.jpg 696w, https://chiefexecutive.net/wp-content/uploads/2020/05/AdobeStock_136203229-1-660x420.jpg 660w, https://chiefexecutive.net/wp-content/uploads/2020/ 05 / AdobeStock_136203229-1-600x382.jpg 600w, https://chiefexecutive.net/wp-content/uploads/2020/05/AdobeStock_136203229-1.jpg 1068w "tailles =" (largeur max: 696px) 100vw, 696px " /> Si jamais il y avait un moment où les cadres doivent faire appel à l'ensemble des compétences de leur assistant et les utiliser au mieux, n ow serait sûrement ce moment.</p>
<p>Alors que le monde connaît le verrouillage de Covid-19 et que les entreprises s'efforcent de fonctionner dans un contexte de perturbation sans précédent, de nombreux dirigeants m'ont dit combien ils étaient reconnaissants pour les services de leurs assistants inébranlables. On compte sur les assistants non seulement pour garder leurs cadres sur la bonne voie, mais pour mettre en pratique quotidiennement un rôle auquel ils sont aptes – servir d’ambassadeur de leur cadre, leur «visage» et leur «voix» au monde.</p>
<p>Un assistant exécutif (EA) hautement performant qui agit en accord avec votre vision, vos objectifs, vos priorités et vos valeurs, doit être l'objectif de chaque exécutif. Ils ne peuvent pas être considérés comme un luxe réservé à quelques chanceux. Les assistants hautement fonctionnels sont une ressource vitale pour les cadres à court terme, une nécessité absolue si vous êtes sérieux au sujet de votre entreprise.</p>
<p>Tout assistant expert sait que, dans son essence, le rôle de l'adjoint exécutif est de redonner du temps à son exécutif. Pour ce faire efficacement, il doit commencer par le partage des priorités, des buts et des objectifs de l'exécutif avec l'assistant. Avec cette vue d'ensemble, l'assistant s'efforce de s'assurer que tout ce que fait l'exécutif correspond à ces buts et objectifs. Comme un cadre m'a dit: «Je vis selon mon calendrier. Si ce n'est pas dans mon calendrier, cela ne se fait pas. Pour cette raison, mon assistant doit être à cent pour cent familier avec mes priorités. »</p>
<p>Alors que les entreprises s'adaptent globalement à leur statut de travail à domicile (WFH), les assistants utilisent la technologie et l'empathie pour garder le doigt sur le pouls et l'oreille au sol au nom de leurs dirigeants. Ils servent de relais, gardant leurs PDG devant leurs équipes, organisant des briefings quotidiens et hebdomadaires via Zoom, Microsoft Teams et d'autres technologies. J'ai entendu des adjoints de direction expliquer comment ils fonctionnent pendant cette phase forcée de la FMH. Leurs systèmes et procédures peuvent vous être utiles lorsque vous parcourez votre agenda de la FMH avec votre assistant.</p>
<p>Dorothy Connell, EA du PDG d'Agilent Technologies m'a dit: «Mike (McMullen) et moi communiquons régulièrement par e-mail, SMS et réunions WebEx. Puisque nous travaillons tous les deux à distance, nos interactions sont désormais très planifiées plutôt que spontanées. Il compte sur moi plus que jamais pour lire ses messages de manière proactive, les transmettre aux personnes appropriées pour résolution et lui rappeler ses propres délais d'intervention. Nous avons annulé tous les voyages de Mike pour le reste de l'année et il m'a confié à jouer un rôle plus important dans la mise en place de réunions virtuelles avec ses principaux clients. Mike envoie des messages vidéo hebdomadaires de son domicile à tous les employés pour nous rassurer sur la sécurité de notre emploi, les gains des clients, le statut de l'entreprise et un calendrier de retour sur le lieu de travail. Il m'encourage à être un pont de communication supplémentaire avec notre communauté d'adjoints de direction et d'adjoints administratifs afin que nous restions connectés en équipe. »</p>
<p>De même pour Janet King, EA au PDG Rusty Keeley, de L. Keeley Construction. Janet a déclaré que, parce que Rusty voyage beaucoup, au début de son mandat, ils ont mis en place des processus de communication qui les ont préparés à la transition vers l'environnement actuel de la FMH. Par conséquent, son rôle avec Rusty n'a pas beaucoup changé pendant la FMH, mais ce qui a changé, c'est sa communication avec le personnel avec lequel elle tient des appels hebdomadaires aux équipes de mentorat dans toutes les entreprises de Keeley pour s'assurer que tout le monde va bien, en maintenant l'équilibre travail-vie. et offrir l'aide de l'entreprise si quelqu'un en a besoin. Dans le cadre des efforts de bienfaisance de l'entreprise, Janet a organisé plus tôt ce mois-ci un événement avec la St. Louis Urban League, des entreprises locales et des groupes civiques pour organiser des collectes de nourriture. L'événement a été un tel succès (500 000 $), ils en font quatre de plus au cours du mois de mai.</p>
<p>Janet m'a dit qu'elle et d'autres assistants sont habitués à travailler à domicile parce que leurs cadres voyagent beaucoup et comptent sur eux 24h / 24 et 7j / 7. J'ai entendu quelque chose de similaire de la part de Chantelle Taylor qui a déclaré que son entreprise avait fait la promotion du travail flexible bien avant que Covid-19 ne frappe l'Australie. «Je travaille souvent à domicile lorsque mon patron n'est pas au bureau. Nous utilisons OneNote et Teams pour améliorer notre expérience de travail à distance, en nous réunissant deux fois par semaine via le chat vidéo, en utilisant la technologie pour enregistrer les réunions pour ceux qui ne peuvent pas y assister. Nous avons des membres de l'équipe partout dans le monde, donc avoir tout le monde dans le même bureau n'a jamais été une option pour nous. »</p>
<p>Nikki Edwards est assistant exécutif de Simon Segars, le PDG d'ARM Holdings. Initialement, les deux étaient dans l'hypothèse qu'ils seraient de retour au bureau dans quelques semaines, ils ont donc accepté de garder son horaire flexible, ce qui signifiait que la communication entre eux était ponctuelle. Cependant, lorsqu'ils ont réalisé qu'ils resteraient chez eux dans un avenir prévisible, «les réunions ont commencé à s'accumuler et Simon est devenu plus occupé que jamais», ils ont donc dû changer d'approche et organiser des réunions individuelles régulières.</p>
<p>Nikki ajoute: «Lorsque Covid-19 a été déclaré une pandémie mondiale, nous avons eu un déluge de demandes de Simon de divers groupes industriels pour partager des informations sur l'approche organisationnelle, les défis et les meilleures pratiques. Simon a choisi des réunions spécifiques qu'il trouverait les plus utiles, mais il y avait des moments où il ne pouvait tout simplement pas participer. J'en ai profité pour intervenir et améliorer mes compétences. Un appel auquel j'ai participé comprenait certains des plus grands noms de la technologie et des services financiers. J'ai pris de copieuses notes que j'ai fournies à Simon. Il les a trouvés extrêmement utiles. J'ai pu lui fournir de nouvelles informations importantes sur l'économie mondiale et la réaction des entreprises. En tant qu'adjoint exécutif, ce sont les types d'actions qui fournissent à nos dirigeants des informations tangibles pour prendre des décisions éclairées. En l'absence de déplacements et d'autres tâches typiques, nous devons chercher d'autres moyens d'ajouter de la valeur à ceux que nous soutenons. »</p>
<p>Ancienne assistante du top model Cindy Crawford, et maintenant une ressource pour les particuliers fortunés, Meg Florence recommande: «À court terme, les cadres synchronisent tout avec leurs assistants, leur code couleur et définissent des rappels en ligne. Planifiez des appels quotidiens le matin ou en fin de journée pour passer en revue tous les éléments terminés et en attente et assurez-vous de rester communicatif. »</p>
<p>Je suis ravi de voir comment les assistants font preuve de comportement proactif et de débrouillardise pendant le verrouillage global. Adam Fidler, le formateur par excellence du Royaume-Uni pour les assistants de direction m'a dit que les assistants britanniques insistaient (oui, insistaient) pour que leurs cadres respectent leurs protocoles habituels de réunions individuelles via Zoom ou Skype, de sorte que l'assistant reste dans la boucle. Les rencontres quotidiennes sont essentielles car les assistants ne peuvent pas attraper les cadres à la volée comme ils le pourraient au bureau. Les assistants continuent de prendre des minutes de réunion, ce qui les tient informés. Zoom et Microsoft Teams sont largement utilisés et les grandes entreprises britanniques de premier ordre font un grand effort pour s'assurer que les employés peuvent utiliser MS Teams au maximum.</p>
<p>À la suite de la pandémie, peu d'industries ont été aussi durement touchées que l'industrie du voyage. Don Smith, COO de FlyPrivate m'a dit qu'il n'y avait aucun cadre volant actuellement. Tous suivent des politiques qui limitent les voyages et sont basés sur des règles de quarantaine mondiales, il n'y a actuellement nulle part où aller.</p>
<p>Avec des revenus au point mort entraînant les activités quotidiennes de l'industrie du voyage au point mort, l'assistante exécutive Ratna Sreerangam de MakeMyTrip.com a demandé à son PDG de le laisser mettre en œuvre une initiative de service client pour les clients qui avaient du mal à obtenir des remboursements des compagnies aériennes, ou qui avait été coincé loin de chez lui. Initialement, son patron a dit non, mais Ratna l'a persuadé et rassembler une équipe a réussi à négocier des concessions avec les compagnies aériennes et d'autres fournisseurs pour obtenir une résolution pour leurs clients. Cela tout en prenant volontairement une réduction de salaire et en recherchant actuellement des opportunités pour lancer de nouveaux produits lorsque l'entreprise reviendra. Quel PDG n'accueillerait pas un assistant qui fait preuve d'une telle initiative et d'une telle passion pour le travail?</p>
<p>Ces assistants ont le courage et la confiance nécessaires pour assumer de telles tâches de manière indépendante car ils sont à l'écoute de leurs cadres et sont experts pour anticiper leurs besoins. Ils interviennent au quotidien avec confiance pour leurs dirigeants avec un sentiment de certitude développé bien avant le début de la crise. Pour qu'ils puissent atteindre ce niveau de certitude en répondant aux besoins de leur exécutif, il incombe à l'exécutif de communiquer sans relâche. Aidez votre assistant à comprendre ce que vous visez et pourquoi. Cela rend le travail gratifiant pour votre assistant et ils s'étendent volontiers, font des heures impossibles et font même des sacrifices financiers comme Ratna le fait. Investissez en eux et ils s'investiront pleinement dans votre entreprise.</p>
<p>Chaque entreprise mentionnée ici a indiqué que ses assistants utilisent ce temps pour entreprendre des activités d'auto-développement et d'apprentissage, travailler à la mise à niveau et entreprendre de nouveaux projets afin que leur cadre puisse se concentrer sur les responsabilités plus larges qui se présentent actuellement. Cela s'ajoute aux nombreuses autres responsabilités que les assistants assument déjà, gérant des tâches auxquelles vous ne pensez pas, mais qui font fructifier vos opérations.</p>
<p>J'espère que vous travaillez de manière similaire avec votre assistant, maximisez votre temps et profitez d'une journée de travail relativement fluide malgré la perturbation actuelle. Si vous avez un assistant compétent, dont le complément de compétences comprend une bonne anticipation, une communication efficace, la prise de décision, la pensée critique, l'ingéniosité et la responsabilité, ainsi que les compétences administratives requises, je ne doute pas que vous l'êtes. Si vous n'appréciez pas ce niveau de soutien, vous n'utilisez peut-être pas les talents de votre assistant à bon escient, ou vous avez peut-être la mauvaise personne dans le travail – quelque chose à rectifier rapidement car un assistant exécutif hautement performant n'est pas un luxe mais une nécessité pour un exécutif dépassé dans le temps.</p>
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