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Quatre stratégies pour augmenter la productivité de votre équipe virtuelle> Magazine CEOWORLD

La pandémie a contraint les pères et les mères à jongler entre carrière, garde d'enfants et scolarisation à distance. Cependant, les mères se retrouvent souvent de manière disproportionnée avec plus de responsabilités.

Surmenée et débordée, la productivité en souffre.

Selon une étude récente de Qualtrics, 77% des hommes ayant des enfants à la maison déclarent être plus productifs contre 46% des femmes. Et, environ une mère active sur cinq interrogée dans le cadre de l'enquête McKinsey & Co.et LeanIn Org Women in the Workplace 2020, a déclaré qu'elle envisageait de quitter le marché du travail, au moins temporairement, contre 11% des pères. Parmi les femmes ayant des enfants de moins de 10 ans, près de 25% disent qu'elles peuvent prendre un congé ou tout simplement arrêter.

En tant que leader de votre organisation, voici quatre stratégies que vous pouvez mettre en œuvre dans votre organisation pour gagner du temps, de l'énergie et fidéliser les membres talentueux et précieux de votre équipe.

Améliorez l'exécution et la responsabilité dans les initiatives stratégiques.

Des priorités stratégiques ambiguës sapent l'exécution individuelle et d'équipe. Soyez précis sur ce qui constitue la réalisation réussie d'un objectif. Concentrez-vous sur les résultats qui génèrent des revenus, l'innovation et la fidélisation des clients. Déterminez les résultats qualitatifs et quantitatifs pour chacun de vos objectifs stratégiques. Communiquez à votre équipe ce qu'elle doit penser ou faire différemment pour produire ces résultats. Vous savez que vous avez été clair lorsque votre communication passe le «test du champagne» – votre équipe sait quand faire sauter le bouchon et célébrer la réussite de l'objectif.

Lorsque vous déléguez un projet à votre équipe, identifiez précisément qui a le «A» ou qui est responsable de la réussite du projet. Posez-vous ensuite les questions suivantes pour vous assurer qu'il y a une compréhension claire de ce qui est attendu par chacun dans votre équipe:

  • Y a-t-il une répartition claire des tâches?
  • Chaque membre de l'équipe comprend-il sa tâche spécifique?
  • Chaque membre de l'équipe connaît-il le processus de rapport des problèmes et des résultats?
  • Les délais sont-ils clairs?
  • Avez-vous un outil pour soutenir et maintenir la responsabilité? Par exemple, des tableaux de bord, des listes de contrôle, des tableaux de bord et des vérifications régulières et cohérentes?

Votre équipe virtuelle a moins d'occasions d'interagir spontanément et de coordonner le travail. Il est important de soutenir et de fournir des opportunités fréquentes et explicites de communication et de coordination de projet.

Repensez la journée de travail et les charges de travail pour garantir une exécution cohérente et une équité au sein de l'équipe.

Le travail à domicile, l'augmentation des responsabilités personnelles et la diminution des systèmes de soutien social – écoles et garderies – ont changé la journée de travail de huit à cinq pour bon nombre des membres de votre équipe. En tant que leader, il est difficile d'assurer l'exécution, un service client cohérent et l'équité lorsque les besoins et les environnements de travail sont disparates. Divisez vos priorités stratégiques en sprints plus courts, hebdomadaires ou mensuels, et discutez franchement avec l'équipe responsable de la manière de trier, de réduire ou de réinventer la façon dont le travail est terminé. Demandez à votre équipe d'explorer où le travail peut être automatisé, quel travail ne produit pas de résultats ou pourrait être sous-traité à un tiers. Envisagez des «heures de travail» différentes pour les membres de l'équipe et planifiez des réunions d'équipe à un moment qui convient à la majorité. Engagez-vous à réexaminer la façon dont le travail est effectué une fois par mois.

Auditez votre culture de réunion.

Le passage au travail virtuel a entraîné une prolifération de réunions. Rencontres pour «rattraper», «check-in» ou «blottir». Auditez votre culture de réunion et évaluez la valeur, l'impact et le coût de chaque réunion. Utilisez les questions ci-dessous pour guider votre analyse.

  • Le but initial de la réunion existe-t-il toujours?
  • Comment la réunion aide-t-elle l'équipe à atteindre ses objectifs?
  • Comment l’objet de la réunion s’aligne-t-il sur les priorités stratégiques de l’équipe? Et / ou les priorités stratégiques de l’entreprise?
  • La réunion dynamise-t-elle l'équipe? Ou est-ce que ça leur aspire la vie?
  • La réunion est-elle une répétition de cinq réunions précédentes?
  • Quelle sera l'équipe ne pas être en mesure d'accomplir, de créer ou de construire s'ils sont dans cette réunion?
  • Quel est le coût salarial de cette réunion? La réunion génère-t-elle au moins le coût salarial de la réunion?

Une fois que vous avez identifié les réunions inutiles qui épuisent le temps et l’énergie de votre équipe, ainsi que les revenus de votre entreprise, éliminez-les rapidement.

Établissez et utilisez des lignes d'objet de courrier électronique standard pour améliorer la communication par courrier électronique.

La correspondance par e-mail augmente dans un monde virtuel. Les lignes d'objet des e-mails peu claires et mal définies font perdre du temps à votre équipe. Les e-mails importants sont difficiles à trouver, oubliés ou oubliés. Planifiez une réunion avec votre équipe pour discuter des lignes d'objet standard des e-mails qui rationalisent la communication et prennent en charge l'exécution. Considérez les lignes d'objet suivantes:

  • Action requise – DATE
  • FYI – Mention du client X au troisième paragraphe
  • Mise à jour: TOPIC
  • Répondre avant le – DATE
  • NRN – Aucune réponse requise
  • EOM – Fin du message

Par ailleurs, mettez votre équipe au défi de s'assurer que les lignes d'objet de tous les e-mails reflètent le sujet actuel de l'e-mail et indiquent clairement la prochaine étape d'action du destinataire.

Lors d'un changement systémique rapide, vous avez une opportunité puissante de développer de nouveaux systèmes et processus de productivité qui libèrent un potentiel extraordinaire chez les membres de votre équipe, génèrent des revenus et améliorent l'expérience de vos clients.

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